Découvrez les obligations, sanctions et étapes de conformité pour entreprises.
La loi 25 au Québec est une législation importante qui vise à renforcer la protection des renseignements personnels dans un monde de plus en plus numérique. Adoptée en septembre 2021 et devant entrer pleinement en vigueur en septembre 2023, cette loi apporte des changements significatifs aux obligations des entreprises et des organismes publics en matière de confidentialité des données.
Dans cet article, nous examinerons en détail la définition de la loi 25, ses implications pour les entreprises, les obligations en cas d’incident de confidentialité, les sanctions potentielles en cas de non-conformité, et les étapes à suivre pour se mettre en conformité. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, il est essentiel de bien comprendre cette nouvelle réglementation pour éviter les amendes et préserver la confiance de vos clients. Informez-vous auprès des experts 1001Web.ca pour une mise en place efficace des lignes directrices de la loi 25.
Définition de la Loi 25
La loi 25, également connue sous le nom de Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, a été adoptée par l’Assemblée nationale du Québec en septembre 2021. Cette loi s’inspire largement du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne, mis en place en 2016 pour mieux protéger les données personnelles en établissant des responsabilités pour les entreprises qui collectent ces données.
La loi 25 vise à donner plus de contrôle aux individus sur leurs renseignements personnels, en renforçant les règles de consentement et en obligeant les entreprises à mettre en place des politiques et pratiques précises pour améliorer la protection des données. Elle modernise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels dans diverses lois, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Origines de la Loi
La loi 25 a été adoptée le 22 septembre 2021, avec une mise en place progressive des premières mesures à partir du 22 septembre 2022, puis l’entrée en vigueur complète des pénalités le 22 septembre 2023 et l’application de tous les articles de la loi le 22 septembre 2024.
Pourquoi une Nouvelle Loi
Cette nouvelle loi a été mise en place pour plusieurs raisons clés :
- Donner davantage de contrôle aux individus sur leurs renseignements personnels
- Bonifier les règles de consentement
- Obliger les entreprises à mettre en place des politiques et pratiques précises pour améliorer la protection des données personnelles
La loi 25 définit un renseignement personnel comme toute forme de renseignement sur une personne physique qui permet de l’identifier directement ou indirectement. Dans le monde numérique, cela peut inclure des données non personnelles (comme un identifiant unique) qui peuvent être liées à une série de renseignements personnels et donc à un individu.
Les renseignements personnels couverts par la loi canadienne sur la vie privée incluent une grande variété d’informations telles que :
- Le nom, l’origine ethnique, la religion, l’état matrimonial, le niveau d’instruction
- L’adresse électronique, les messages de courriel, l’adresse IP
- L’âge, la taille, le poids, les dossiers médicaux, le groupe sanguin, l’ADN, les empreintes digitales, la signature vocale
- Les revenus, les achats, les habitudes de consommation, les renseignements bancaires, les données sur les cartes de crédit ou de débit, les rapports de prêt ou de solvabilité, les déclarations de revenus
- Le numéro d’assurance sociale ou autres numéros d’identification
Informez-vous auprès des experts 1001Web.ca pour une mise en place efficace des lignes directrices de la loi 25 de façon informative et engageante.
Implications pour les Entreprises
La loi 25 apporte des changements significatifs aux obligations des entreprises et des organismes publics en matière de confidentialité des données. Les entreprises devront se conformer à de nouvelles exigences, notamment en ce qui concerne le consentement, la protection des données des mineurs, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et les notifications de violation de données.
Obligations de Conformité
Voici quelques-unes des principales obligations auxquelles les entreprises devront se conformer :
- Consentement renforcé: Les entreprises devront obtenir le consentement explicite des individus avant de collecter, utiliser ou divulguer leurs informations personnelles. Le consentement devra être demandé séparément pour chaque finalité.
- Protection des données des mineurs: Le consentement du titulaire de l’autorité parentale sera nécessaire pour collecter, utiliser ou communiquer des renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans.
- Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP): Les entreprises devront réaliser des EFVP avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
- Notifications de violation de données: En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, les entreprises devront notifier la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.
Exemples Concrets de Mise en Œuvre
Voici quelques exemples concrets de la façon dont les entreprises peuvent se mettre en conformité avec la loi 25 :
- Revoir les politiques de confidentialité et les formulaires de consentement pour s’assurer qu’ils sont conformes aux nouvelles exigences
- Mettre en place des processus pour vérifier l’âge des utilisateurs et obtenir le consentement parental lorsque nécessaire
- Réaliser des EFVP avant tout transfert de données personnelles hors du Québec
- Établir des procédures pour détecter, signaler et gérer les incidents de confidentialité
La mise en conformité avec la loi 25 nécessitera des efforts significatifs de la part des entreprises. Cependant, cela peut également être l’occasion de renforcer la confiance des clients et de se démarquer de la concurrence en démontrant un engagement fort envers la protection de la vie privée. Informez-vous auprès des experts 1001Web.ca pour une mise en place efficace des lignes directrices de la loi 25 de façon informative et engageante.
Obligations en cas d’Incident de Confidentialité
Selon la loi 25, toute personne qui exploite une entreprise et qui a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels qu’elle détient s’est produit doit prendre des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et prévenir de nouveaux incidents de même nature.
Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la personne qui exploite l’entreprise doit rapidement aviser la Commission d’accès à l’information et toute personne dont les renseignements personnels sont concernés par l’incident, à défaut de quoi la Commission peut lui ordonner de le faire. Elle peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de réduire le risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Dans ce dernier cas, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit consigner la communication.
Malgré le deuxième alinéa, une personne dont les renseignements personnels sont concernés par l’incident n’a pas à être avisée tant que cela risque d’entraver une enquête menée par une personne ou un organisme chargé par la loi de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.
Un règlement du gouvernement peut déterminer le contenu et les modalités des avis prévus au présent article.
Registre des Incidents
Toute personne qui exploite une entreprise doit tenir un registre des incidents de confidentialité. Un règlement du gouvernement peut en déterminer le contenu.
Une copie du registre doit être transmise à la Commission à sa demande.
Notification des Parties Concernées
En ce qui concerne la notification à la personne concernée, elle doit notamment comprendre :
- une description des renseignements personnels en cause ou, si elle n’est pas connue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
- une brève description des circonstances de l’incident ;
- la date ou la période de l’incident ou, si elle n’est pas connue, la période approximative ;
- une brève description des mesures prises ou envisagées pour réduire les risques de préjudice ;
- les mesures suggérées afin de réduire le risque de préjudice ou d’atténuer un tel préjudice ;
- les coordonnées où la personne concernée peut obtenir de plus amples renseignements sur l’incident.
Informez-vous auprès des experts 1001Web.ca pour une mise en place efficace des lignes directrices de la loi 25 de façon informative et engageante.
Sanctions et Conséquences en cas de Non-Conformité
La loi 25 prévoit un régime d’application robuste par rapport au régime précédent, créant à la fois un modèle de sanction pécuniaire à deux niveaux et un droit d’action devant les tribunaux civils.
Types de Sanctions
Pour les particuliers, la peine maximale pour les infractions pénales en vertu de la loi 25 est de 100 000 $. Pour les entreprises du secteur privé, les amendes pénales pour non-conformité peuvent atteindre le plus élevé des montants suivants :
- Une somme allant de 15 000 $ à 25 000 000 $ CA; ou
- Une somme correspondant à 4% du chiffre d’affaires mondial de l’organisation pour l’exercice précédent.
L’autorité chargée de l’application des sanctions pécuniaires incombe à la CAI.
La loi crée également un nouveau droit d’action privé, permettant aux particuliers d’intenter des poursuites contre les entreprises pour des dommages-intérêts légaux à l’égard de manquements spécifiques.
Les manquements donnant lieu à une action comprennent (sans s’y limiter) l’utilisation illégale de renseignements personnels, le défaut de fournir des avis de confidentialité adéquats et le défaut d’informer les personnes concernées en cas de décisions automatisées et de violations de la confidentialité.
Montants des Amendes
| Type de Sanction | Montant de l’Amende |
| Infraction pénale pour les particuliers | Jusqu’à 100 000 $ |
| Amendes pénales pour non-conformité des entreprises du secteur privé | 15 000 $ à 25 000 000 $ CA ou 4% du chiffre d’affaires mondial pour l’exercice précédent (le plus élevé des deux) |
Informez-vous auprès des experts 1001Web.ca pour une mise en place efficace des lignes directrices de la loi 25 de façon informative et engageante.
Mise en Conformité: Étapes à Suivre
Voici les principales étapes à suivre pour se mettre en conformité avec la loi 25 au Québec, selon les experts de 1001Web.ca :
- Nommer un responsable de la protection des renseignements personnels au sein de votre entreprise. Cette personne sera chargée de veiller au respect de la loi et de mettre en place les politiques et pratiques nécessaires. Si personne n’est désigné, cette responsabilité incombe par défaut au dirigeant principal de l’entreprise.
- Réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) lorsque requis par la loi, notamment avant de communiquer des renseignements personnels hors Québec. L’EFVP doit prendre en compte la sensibilité des renseignements, les fins auxquelles ils seront utilisés, les mesures de protection qui s’appliqueront et le cadre juridique de la juridiction où ils seront communiqués.
- Former et sensibiliser le personnel aux nouvelles obligations en matière de protection des renseignements personnels. Cela inclut la définition des rôles et responsabilités de chacun tout au long du cycle de vie des renseignements personnels détenus par l’entreprise.
Autres actions clés à entreprendre, selon les experts de 1001Web.ca :
- Revoir les politiques de confidentialité et formulaires de consentement pour s’assurer de leur conformité
- Mettre en place des processus pour vérifier l’âge des utilisateurs et obtenir le consentement parental si nécessaire
- Établir des procédures pour détecter, signaler et gérer les incidents de confidentialité
- Avoir un système pour détruire ou anonymiser les renseignements personnels une fois les fins atteintes
- Mettre en place des lignes directrices pour évaluer les demandes de droit à l’oubli
En suivant ces étapes et en vous informant auprès des experts de 1001Web.ca, vous serez sur la bonne voie pour une mise en conformité efficace avec la loi 25. N’hésitez pas à faire appel à leur expertise pour vous accompagner dans cette démarche importante pour votre entreprise.
Conclusion
La loi 25 au Québec représente une avancée majeure dans la protection des renseignements personnels à l’ère numérique. Elle impose de nouvelles obligations aux entreprises en matière de consentement, de protection des données des mineurs, d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et de notifications de violation de données. Les sanctions en cas de non-conformité peuvent être sévères, avec des amendes pouvant atteindre 25 millions de dollars ou 4% du chiffre d’affaires mondial.
Pour se mettre en conformité, les entreprises doivent nommer un responsable de la protection des renseignements personnels, réaliser des EFVP lorsque requis, former leur personnel et revoir leurs politiques de confidentialité. Si tout cela vous semble complexe, n’hésitez pas à laisser nos experts de 1001Web.ca le faire pour vous. Ils sauront vous accompagner de manière informative et engageante dans cette démarche essentielle pour préserver la confiance de vos clients et éviter les sanctions.
FAQs
Qu’est-ce que la Loi 25 au Québec ?
La Loi 25 au Québec est une législation qui apporte des modifications significatives en matière de protection des renseignements personnels. Elle modifie la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
La Loi 25 est-elle applicable aux employés ?
Oui, la Loi 25 concerne toute personne qui recueille, détient, utilise ou transmet des renseignements personnels dans le cadre de l’exploitation d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Elle est donc applicable à divers secteurs, y compris les entrepreneurs dans le domaine de la construction.
Comment peut-on se conformer à la Loi 25 ?
Pour se conformer à la Loi 25, qui est en vigueur depuis 2022, il est nécessaire de définir clairement les rôles et responsabilités au sein d’une politique de confidentialité, de réaliser un inventaire des renseignements personnels détenus pour évaluer leur sensibilité, et de mettre en place des mesures préventives pour limiter les conséquences d’un incident de confidentialité.
Qui peut fournir de l’aide pour se conformer à la Loi 25 ?
Le parcours MaLoi25 est disponible pour toutes les PMO (Petites et Moyennes Organisations) québécoises. Ce programme s’adresse à toute organisation, qu’elle soit à but lucratif ou non, ayant son siège social au Québec et comptant moins de 500 employés.